Un to do-list este important, un musai list este esential pentru a putea duce la capat task-urile dar ce ne facem cu sarcinile voluminoase care dureaza luni de zile? Cred ca este o intrebare pertinenta pentru o zi de luni.
Sunt pe cale de a incheia un astfel de proiect pe care il duc in spate de 8 luni (cu bine, sper, dar ramane de vazut) si trebuie sa recunosc ca am avut probleme cu distributia timpului in ceea ce il priveste. Nu am stiut mereu cum sa ma organizez, cum sa fac sa dureze energia si concentrarea. Mai degraba am avut perioade in care am lucrat intens, foarte multe ore pe zi si totodata foarte eficient si perioade in care am lasat lucrurile din mana. Cele mai dificile erau perioadele de re-apucare. Atunci imi erau necesare aproximativ doua-trei zile pentru a reintra in atmosfera proiectului dar fara ca in aceste doua-trei zile sa pot sa avansez prea mult. Acelasi tip de dificultati l-am intalnit si cand mi-am redactat teza de doctorat.
In cartile de eficienta pe care le-am citit, autorii iti sugereaza sa acorzi interes preferential sarcinilor indelungate si importante fata de cele punctiforme. Doar ca, in cazul unui proiect care se intinde pe luni de zile (care, sigur, poate fi si el fragmentat in sarcini ceva mai concrete), nu le vine randul aproape niciodata taskurilor colaterale (mailuri, telefoane, vizite, reuniuni, participari la evenimente, blogului etc). Asa ca este necesara o alta organizare a timpului fata de cea clasica... pentru ca, daca nu, riscam sa fim exclusi din toate componentele sociale ale vietii noastre profesionale, cateodata aproape la fel de importante ca si activitatea propriu-zis profesionala.
Am tot cautat sfaturi de eficienta si am tras si singura unele concluzii. O lista combinata mai jos:
1. Fragmentarea taskului in portiuni mai mici care pot fi realizate intr-un timp limitat: o saptamana, zece zile etc. si un plan general de actiune.
2. Plasarea acestor sarcini extrem de concrete inaintea sarcinilor disipate gen raspuns la emailuri, telefoane etc. Intr-un program de spital acest lucru este mai dificil pentru ca activitatea incepe devreme si se termina tarziu. De obicei timpul disponibil este un final de seara. Am incercat ca activitatile punctiforme sa le fac in mare parte dupa cele importante si sa renunt la unele taskuri care imi faceau placere dar care riscau sa se intinda pe mai mult timp decat cel prevazut. De obicei, prevedeam o pauza de relaxare inainte, fragmentul de treaba corespunzator zilei respective si apoi cateva activitati satelite in masura in care mai era timp.
3. Timp pentru relaxare. Altfel se instaleaza frustrarea. Ca sa pot lucra indelung si intens la o anumita activitate, am nevoie ca ea sa imi procure placere intelectuala. Iar placerea si frustrarea nu prea coabiteaza.
4. Notite, notite, notite. Pe mine ma ajuta foarte mult sa imi iau notite cu ce mai am de facut. Sarcinile acestea extrem de ramificate necesita uneori revenirea asupra unor activitati anterioare, necesita completari etc. Imi iau mereu notite din bibliografie, spre exemplu, asupra carora pot sa revin de mai multe ori sau pe care astfel pot sa le conectez mai usor cu informatii recente. Imi las note legate de nelamuriri, legate de ceea ce mai am de terminat sau imi notez idei pe care le pot utiliza ulterior dar pe care mintea mea le anticipeaza cateodata.
5. Single-tasking, nu multitasking. In momentul in care lucrez la proiect incerc sa lucrez numai la el. Asta e momentul in care as vrea sa sterg complet din mintea mea amintirea faptului ca exista Facebook :)) Din pacate, nu intotdeauna reusesc.
Totusi am senzatia ca toate acestea nu imi sunt suficiente in organizarea pe termen lung. Mai ales ma impiedica sa incep proiecte noi pana ce nu il termin pe cel in curs. Iar o amanare de 6-9-12 luni nu este uneori cea mai buna idee.
Voi ce alte solutii mai aveti?
Comentarii
Trimiteți un comentariu